إدارة الوقت

ماذا تعنــى إدارة الوقت ؟

تعّرف إدارة الوقت بأنها قدر الشخص على استخدام وقت الوظيفة لإنجاز المهام في التوقيت المحدد لها.

كما قد تّعرف بأنها العملية المستمرة لتحليل وتقييم المهام التي يقوم بها الفرد خلال فترة زمنية معينة، بهدف تعظيم الوقت المتاح للوصول إلى الأهداف المحددة.

1238166998

مزايــا الإدارة الجيدة للوقت:

– إنجاز الأهداف والمهـام في الأوقـات المحددة.

– تحقيق التوازن بين المتطلبات الاجتماعية والمتطلبات الوظيفية . إرساء القدوة للآخرين .

– تجنب الضغوط الناتجة عن ضيق الوقت أو تأجيل الالتزامات أو ضعف مستوى الأداء .

– رفـع المستوى الحضـاري لمجتمعك الخاص والعام ليس الهدف من الإدارة الجيدة للوقت هـو أن نعمل أكثر، ولكن الهدف هـو أن نجعل من حياتنا الوظيفية والخاصة أكثر متعة وإثارة.

11(94)

أولاً – العوامــل المؤثرة في عدم الاستغلال الفعال للوقت

ما هو مدى موافقتك على العبارات التالية ؟ لا حاجة للتخطيط لأنه يستنزف المزيد من الوقت.

اترك لي هذا الموضوع وسوف أقوم به بنفسي.

بابي مفتــوح للجميع.

أحب أن أعرف كل صغيرة وكبيرة عن العمل .

images

عادات سلبية

عادات سلبية في النظرة الي الوقت تتمثل الخطوة الأولى في الإدارة الفعالة للوقت في إعادة النظر في الطريقة التي يتعامل بها الإنسان حالياً مع وقته . فغالبية الناس يتعاملون مع الوقت بحكم العادة ومن النادر أن يفكروا بوعي كيف يمكنهم تغيير تلك العادة .

ولكن ما هي العادات السلبية التي تؤثر في استغلال الوقت المتاح للمسئول الإداري في أي موقع؟.

على الرغم من أن بعض هذه العادات يتسم بالطبيعة الفردية، إلا أن البعض الآخر يكاد يكون عاماً ومشتركاً بين كافة المسئولين ومن أبرز هذه العادات ما يلى :

 

clip_image001 كثير من المسئولين يتجاهلون استخدام التخطيط بحجة أنه يستغرق وقتاً طويلاً أو أنه مضيعة للوقت . والحقيقة بخلاف ذلك تماماً، فالوقت المستغرق في التخطيط يوفر الكثير من الوقت لأنه يرتبط بالمستقبل وينطوي على عمليات التنبؤ به والاستعداد له، وتقليل دائرة عدم اليقين . فالاستعداد للتعامل مع الأحداث المستقبلية يوفر الكثير من الوقت الذي يمكن أن يضيع عند حدوث مشاكل أو أزمات أو إحداث مفاجآت علاوة على ذلك ، فإن غياب التخطيط يؤدى إلى تضارب وازدواجية الجهود ومن ثم ضياع المزيد من الوقت . لا يوجد لدى وقت للتخطيط ..!!

 

clip_image001[1] اعتاد بعض المسئولين على إدارة أوقاتهم بالأزمات . فعندما يتأخر موضوع ما مثل إعداد دراسة ما لعرضها على الإدارة العليا او مديرية الشئون الصحية بغرض اتخاذ قرار معين فإن المسئول غالباً ما ينفعل ويلقى ما يقوم به من عمل جانباً حتى يتفرغ لهذا الموضوع الهام . والحقيقة أن مثل هذا التصرف قد يكون سلبياً حيث يؤثر على أولويات استغلال وقت المسئول ويجعله يقوم بعمل من المفترض أن يقوم به آخرون . والقاعدة هي ليست كل الأمور أو الأحداث العاجلة تكون بالضرورة مهمة ، وهو ما يستوجب التفرقة بين الأمور الملحة أو العاجلة والأمور الهامة . سوف أتفرغ تماماً لهذا الموضوع ..!!

 

clip_image001[2] على الرغم من أن سياسة الباب المفتوح تعتبر إحدى مظاهر الإدارة الفعالة، إلا أن المغالاة في هذه السياسة قد تجعل المسئول يفقد السيطرة على وقته . إن ممارسة سياسة الباب المفتوح يجب أن تكون وفقاً لضوابط محددة وأن يخصص لها فترات زمنية محددة كما يجب أن يدرك المرؤوس أهمية وقت الرئيس والحاجة إلى الحد من المقاطعات المستمرة لعمله حتى يتمكن من إنجاز مهامه الرئيسية في الأوقات المناسبة . بابـي مفتوح للجميع ..!

TMA_03

clip_image001[3] هذه عادة سلبية أخرى في التعامل مع الوقت، إذ يرغب غالبيتنا في السيطرة على الموقف أو الإمساك بزمام الأمور مهما كلفه ذلك ، وتكون الضريبة مواصلة العمل لأكثر من 12 ساعة يومياً، ربما يخصص جزء ملموس منها للقيام بمهام روتينية كان من الممكن والأفضل إسنادها للآخرين . إن عدم الميل للتفويض يمثل أحد العوامل المسببة لإهدار الوقت لدى المسئولين ، وبالتالي فقدان التركيز على الأمور أو المهام ذات الأهمية المرتفعة .

أحب أن أقوم بكل شيء بنفسي ..!!

 

clip_image001[4] أحياناً يتوغل المسئول في القيام ببعض أعمال معاونيه أو أن يحاول الاستيلاء على صلاحيات مرؤوسيه إدراكاً منهم لعدم مقدرة المرؤوس على القيام بهذه المهام بالجودة المطلوبة . والحقيقة أنه بدلاً من إهدار وقت المسئول الثمين في القيام بمهام غيره ، كان من الأفضل له تدريب وتطوير قدرات هذا المرؤوس حتى يمكنه استغلال وقت العمل المتاح له وللمرؤوس على نحو أفضل . كما يوجد بعض المرؤوسين لديهم مهارة التفويض المعكوس أي تفويض رئيسهم لأداء العمل بدلاً منهم .

دعني أقـم بهـا ..!!

 

clip_image001[5] تذكر إن أحد المداخل الرئيسية لتحقيق الفعالية في التعامل مع الوقت هو محاولة تغيير بعض العادات السلبية في استخدامه . إن العمل لساعات طويلة غالباً ما يؤدى إلى انخفاض الكفاءة الإنتاجية، كما أن طرق استخدام الوقت تتحول إلى عادات، لذلك استثمر الوقت مبدئياً من خلال إعادة التفكير في تلك العادات وستكون النتيجة إتاحة مزيد من الوقت للتركيز على المهام الوظيفية الرئيسية . حاول تغيير عادات الوقت السلبية تدريجياً . أبدأ بواحدة كل أسبوع مثلاً وحاول التخلص منها شيئاً فشيئاً، حيث أن محاولة التخلص من جميع العادات السلبية مرة واحدة قد يؤدى إلى تسرب مشاعر الإحباط أو الشعور بالفشل .

عن thdevo


Fatal error: Uncaught Exception: 12: REST API is deprecated for versions v2.1 and higher (12) thrown in /home2/thdevo/public_html/blog/wp-content/plugins/seo-facebook-comments/facebook/base_facebook.php on line 1273