الرئيسية » تنظيم الوقت وتقدم الامم » إدارة وقت حل المشاكل

إدارة وقت حل المشاكل

إدارة وقت حل المشاكل

تواجه الأفراد مشكلات عديدة أثناء القيام بأعمالهم، ووفق المستوى الإداري، تكون المشاكل في المستوى الأدنى أكثر ولكنها أبسط ، لذلك عندما تواجه عدة مشكلات في الساعة الواحدة يعد ذلك أمراً عادياً.

وفي هذه الحالة لا يمكن تأخير معالجة تلك المشكلات واتخاذ القرارات المتعلقة بها، لأن تأجيلها سوف يؤدي إلى تشويش الأداء في الدائرة واضطرابه.

 

في حين أن المشكلات التي تواجه الإدارة في المستويات المتوسطة والعليا والتي تتصف بالتعقيد ولها أثر بعيد المدى فيميل المديرون إلى تأجيلها وهو أمر طبيعي.

 

التعرف على المشكلة بسرعة:

ان التعرف على المشكلة بدقة يعد نصف الحل.

أن اكتشاف المشاكل بشكل مبكر يسهل عملية حلها، ويمكن التعرف فيما إذا كانت هناك مشكلة أم لا من خلال:

أ‌- وجود فروق بين ما الواقع الفعلي لمستوى الانجاز (الحالة الفعلية) وبين ما يجب ان يحدث (الحالة المتوقعة)، ويكون الاختلاف في حجم العمل، في المظهر، في التوقيت، في الأداء أو غيره.

حدوث تغير في طريقة انجاز العمل، مثل التغير في عملية أو إجراء، نظام الاتصالات (الإبلاغ)، أو غيره.

تسريع الحل:

توجد سبع خطوات لتسريع الحل:

الخطوة الأولى:

حدد المشكلة بوضوح، لأن غموض المشكلة سيعرقل الحل.

الخطوة الثانية:

جمع البيانات والمعلومات التي تساعد في توضيح المشكلة وظروف حدوثها.

تساعدك الإجابة عن الأسئلة التالية في جمع معلومات دقيقة عن المشكلة:

– أين حدثت المشكلة؟

– أو ستحدث المشكلة فعلاً؟

– هل سيؤثر ذلك فعلاً على أداء الدائرة؟

– هل سيؤثر ذلك على الأنشطة اللاحقة؟

– هل المشكلة جديدة أم متكررة؟

الخطوة الثالثة:

تعرّف على الأسباب المحتملة للمشكلة:

يجب إعداد قائمة طويلة بالأسباب التي أدت إلى المشكلة ثم استبعد الأسباب غير المحتملة منها.

الخطوة الرابعة:

يجب وضع عدة حلول بديلة، وهذه الحلول ترتبط بإزالة الأسباب المحتملة لحدوث المشكلة، والتي تؤدي إلى إزالة سد الفجوة بين الحالة الفعلية والحالة المتوقعة.

 

توجد أربعة أساليب تساعد على تطوير الحلول البديلة، وهي:

أ‌- مراجعة السياسات والإجراءات المتبعة لأداء العمل.

ب‌- العمل ضمن فريق عمل للحصول على أفكار وخاصة من له معهم علاقات سابقة و لديهم خبرة ، حيث استخدام حلول مجربة لا تحتاج إلى تقييم فعاليتها.

ت‌- وجود أفكار بارعة من خلال مجموعة أشخاص(8-12) حيث تطرح المشكلة ويُطلب منهم طرح الحلول الممكنة، والجلسة الناجحة قد تخرج بخمسين فكرة أو أكثر، منها ستة أفكار أو عشرة مفيدة،

ومن قواعد الجلسة الجماعية الناجحة:

– لا تنتقد الأفكار

– الترحيب بالأفكار وأن كانت غريبة، حيث يمكن تشذيب فكرة ما من التفكير بفكرة أخرى أسهل، لأن هذا الأسلوب يسمح باستخدام فكرة كنقطة انطلاق لأفكار أخرى.

السعي للكمية: قد تكون الأفكار الغبية أو الأفكار المتسرعة بذرة مثمرة أكثر، لأن الأفكار المتسرعة التي يطلقها المفكرون المتسرعون تمهد الطريق لمساهمة المشاركين الأعمق فكراً ولكنهم أبطأ في تقديم أفكارهم.

أربط وحسّن: يتم دمج فكرتين أو أكثر بفكرة واحدة.

الخطوة الخامسة:

تقييم الحلول البديلة من خلال تحديد مزايا وعيوب كل بديل ، ويُفضل عند التقييم استخدام معايير للتقييم، مثل التوقيت والتكاليف وطرق الأداء ..

وكذلك المعلومات المتعلقة بتحديد المشكلة.

الخطوة السادسة:

اتخاذ القرار: أي اختيار البديل المناسب من البدائل، ويمكن استخدام الطريقة العقلانية والمنهجية التي تعتمد على الأساليب الإحصائية إذا توفرت بينات كمية ، أو استخدام الحدس.

الخطوة السابعة:

التنفيذ: يجب تطبيق القرار على الفور ، طالما يوجد حل فيجب تنفيذه ، وإلا ستبقى المشكلة بدون حل.

عن thdevo


Fatal error: Uncaught Exception: 12: REST API is deprecated for versions v2.1 and higher (12) thrown in /home2/thdevo/public_html/blog/wp-content/plugins/seo-facebook-comments/facebook/base_facebook.php on line 1273