الرئيسية » تنظيم الوقت وتقدم الامم » استراتيجيات الإدارة الفعالة للوقت

استراتيجيات الإدارة الفعالة للوقت

1- استراتيجيات الإدارة الفعالة للوقت :

أولاً : تخطيط وجدولة الأنشطة اليومية وتحديد الأولويات.

ثانياً : تعلم كيف تفـوض Know How To Delegate.

ثالثاً : تعلم كيف تستخدم التليفون بفاعلية.

رابعاً : تعلم كيف تدير الاجتماعات بفاعلية.

خامساً : تعامل بإيجابية مع الزائرين دون سابق موعد.

سادساً : تخلص من المهام غير الضرورية.

سابعاً : قلص حجم الأعمال الورقية.

ثامناً : بعض الإرشادات الإضافية في الإدارة الجيدة للوقت.

2-هـــل إدارة الوقت تعنى توفير المزيد من الوقـت 

إدارة الوقت لا تعنى توفير المزيد بل كيفية الاستغلال الأمثل له . الوقت من الموارد النادرة التي يجب إدارتها بفاعلية لتحقيق النجاح الأمثل في إنجاز المهام أو الأهداف المحددة . إنه ليس من الممكن إيجاد المزيد من الوقت، بل أن التحدي الذي يواجه المسئول أو المدير هو كيف يمكن تحقيق استغلال أفضل للوقت المتاح.

وتنشأ ظاهرة سوء إدارة الوقت عندما يتم استغلاله في أداء أشياء أقل أهمية مما ينبغي. إن المهمة الصعبة التي تواجه ممارس العمل الإداري لا تتمثل في إيجاد الوقت لأداء مهمة ما، بل في عدم استغلال الوقت المناسب لأداء المهمة أو النشاط المناسب. إن بعض المهام أو الأنشطة ليست من الأهمية بمكان بحيث يجب تخصيص بعض الوقت لأدائها، إن مثل هذه الأمور تسرق وقت الأنشطة الأكثر أهمية.

إن مفتاح الإدارة الفعالة للوقت هـو معرفة ما الذي يجب عليك القيام به . الشخص الذي يملك أهدافاً وأولويات واضحة يستطيع أن يحدد الأنشطة أم المهام الضرورية وأن يستخدم أفضل الوسائل لاستغلال الوقت للنهوض بها .

أي المهام تفضل البدء بها؟ المرغوبة أم غير المرغوبة الروتينية أم الجديدة السهلة أم الصعبة المنتهية أم الممتدة العاجلة أم غير العاجلة التي يطلبها الآخرون أم التي يبادرون بها

 

الميول الإنسانية :

مشكلة الإدارة الفعالة للوقت تفضيل القيام بالأشياء المرغوبة قبل الأشياء أو المهام الشاقة. إنجاز المهام الروتينية المتكررة في وقت أقل مقارنة بالوقت المستغرق في أداء المهام غير الروتينية أو المألوفة . عمل الأشياء السهلة قبل التفكير في القيام بالأشياء الصعبة . القيام بالأعمال التي يمكن الانتهاء منها ، قياساً على الأنشطة أو الأعمال التي يصعب الانتهاء منها . القيام بالأعمال العاجلة قبل محاولة القيام بالمهام أو الأعمال غير العاجلة .

الانتظار في التنفيذ إلى ما قبل انتهاء المدة المحددة لإنجاز المهام أو الأنشطة التأجيــل إعطاء الأولوية للمهام التي يطلبها الآخرون قبل المهام التي يبادرون بها . لا يملك الأفراد عموماً إدراكاً جيداً حول الكيفية التي يتم بها استخدام الوقت . فقدان الوعى بأساليب استخدام الوقت . يميل الأفراد إلى المساواة بين مفهومي مزاولة العمل وإنجاز العمل

 

معتقدات خاطئة

في النظرة للوقت التخطيط لاستخدام الوقت يستغرق وقتاً أكثر من الذى يوفره !! الأحداث الطارئة لا تتكرر مستقبلاً .. فلماذا إنفاق الوقت في كيفية مواجهتها؟ !

 

متابعة التفويض للمرؤوسين تستغرق وقتاً أكثر من الذى يوفر و نه عند القيام بالتفويض لهم من الأفضل استغلال الوقت في إنجاز مهامك الوظيفية بدلاً من تعرف الآخرين كيفية إنجاز هذه المهام بدلاً منك . الخبرة وحدها كفيلة بتعريفك كيفية تحقيق الاستخدام الأمثل للوقت المتاح لك !!

 

قاعدة Pareto

والإدارة الجيدة للوقت تشير قاعدة Pareto إلى ما يلى: 80% من الإنجاز أو الفاعلية يستند إلى 20% من الأنشطة 20% من الإنجاز أو الفاعلية يستند إلى 80% من الأنشطة.

 

مــا هــو نمطك في التعامل مع الوقت ؟

يوجد أربعة أنماط من المديرين أو المسئولين استناداً إلى نظرتهم للوقت وإدارتهم له وهـم : المضيع للوقت Time Waster المستخدم للوقت Time User المستفيد من الوقت Time Exploiter المستثمر للوقت Time Investor

عن thdevo


Fatal error: Uncaught Exception: 12: REST API is deprecated for versions v2.1 and higher (12) thrown in /home2/thdevo/public_html/blog/wp-content/plugins/seo-facebook-comments/facebook/base_facebook.php on line 1273