الرئيسية » تنظيم الوقت وتقدم الامم » الاستراتيجيات الفعالة لإدارة الوقت

الاستراتيجيات الفعالة لإدارة الوقت

هل تعلم عن الاستراتيجيات الفعالة لإدارة الوقت ؟

أولاً : تخطيط وجدولة الأنشطة اليومية وتحديد الأولويات:

 

ادارة الوقت لأنه يحسب عليك

ادارة الوقت لأنه يحسب عليك

يتفق خبراء إدارة الوقت على أن الخطوة الأولــى والأكثر أهمية لتحقيق الإدارة الفعالة هي ممارسة عملية التخطيط وجدولة الأنشطة مع التركيز على الأولويات أو الأهمية الخاصة التي يجب أن تحيلها النشاط . وتسمى الإدارة المستخدمة في ذلك بسجلات الوقت.

 

ماذا يعنى سجــل الوقت ؟ وما هي أهميته ؟

هــو بيان بالأنشطة التي من المتوقع القيام بها خلال فترة زمنية محددة . الوقت المطلوب تخصيصه لكل نشاط، إضافة إلى الأولويات . وبعض الملاحظات الأخرى مثل التسهيلات أو الموارد المطلوبة أو الأشخاص ذوى العلاقة .

يحقق استخدام سجل الوقت المزايا التالية:

· عدم الاعتماد على التخمين في تحديد الوقت المطلوب لإنجاز المهام .

· بيان مجالات التوفير الممكنة أو المتوقعة في الوقت وتوجيهها لاستخدامات أخرى.

· بيان الاختناقات المحتملة ومن ثم التفكير في بدائل التصرف التركيز على القيام بالمهام والأنشطة وفقاً لأولوياتها وأهميتها النسبية .

· معرفة أين وكيف يستخدم الوقت .

· ممارسة الرقابة على كل من الأنشطة والأوقات المتعلقة بتنفيذها .

إعـداد سجل الوقت خطـوة بخطـوة الخطوة الأولي:

حدد واجباتك الوظيفية ………………………………………. ……………………………………….

الخطوة الثانية : حدد أولويات عملك أشياء يجب القيام بها أشياء يجب عملها إذا سمح الوقت أشياء من المفضل عدم القيام بها أشياء لا ينبغي القيام بها الخطوة الثالثة : إعداد سجل الوقت

يمكن النظر إلى أي نشاط تقوم به من منظورين همـا :

كيف تحفز الموظفين

كيف تحفز الموظفين

الأهمية Importance ودرجة الاستعجال Urgency .

بينما تفسر كلمة عاجل في ضوء الوقت المطلوب للإنجاز أو أداء المهام، فإن كلمة هام تفسر في ضوء الوزن النسبي للنشاط أو جودة الأداء المطلوبة .

في ضوء المعياريين السابقين يمكن تصنيف الأنشطة إلى أربعة أنواع هي:

أ – هــام وعاجــل

ب – هام وغير عاجــل

ج – غير هام وعاجل

د – غير هام وغير عاجل

كما يمكن تحديد الأولويات كالتالي:

 

الألويــة ( أ ) : أشياء يجب القيام بهــا Must Do وتشمل هذه الأشياء تلك الأعمال القليلة الحرجة التي يجب إنجازها وإلا تأثرت القدرة على تحقيق الأهداف سلباً ومن أمثلتها :

• حضور اجتماع .

• إعداد تقرير للسلطات العليا .

• إلقاء محاضرة او عقد ورشة عمل .

 

الألويــة ( ب ) :

أشياء يجب عملها إذا سمح الوقت Do Should وتضم تلك الأعمال أو المهام شبه الضرورية والتي يمكن القيام بها إذا سمح الوقت بذلك، ولا يؤدى عدم القيام بها إلى التأثير السلبي على تحقيق الأهداف أو وجود مشكلات تعترض الأداء ومن أمثلتها : • حضور جلسات اللجان الفرعية

• مراجعة البريد الروتيني

• المشاركة في أحد الأنشطة المجتمعة

• المرور على بعض الوحدات / الأقسام .. الخ .

الألويــة ( ج ):

أشياء قد يكون من المفيد القيام بهــا Do Nice To وتضم تلك النوعية من الأنشطة أو المهام التي قد يكون من المفيد القيام بها في حالة توافر الوقت ، وهى أنشطة غير مؤثرة بشكل ملموس عند عدم القيام بها، ومن أمثلتها : • قراءة تقرير عن الإدارة الصحية • افتتاح ورشة عمل تم توجيه الدعوة لها • اللقاء بالمرؤوسين للاستماع أو توجيه بعض الإرشادات إليهم

الألويــة ( د ) :

أشياء لا ينبغي القيام بها Not To Do وتضم تلك النوعية من المهام أو الأنشطة التي ينبغي عدم القيام بها، حيث أنها لا تعد جزءاً من الوظيفة ولكننا أحياناً نؤديها على حساب ما كان ينبغي علينا أدائه، ومن أمثلتها:

• متابعة الغياب والحضور

• تقييم أداء العاملين التابعين لمسئولين آخرين

• إعداد المذكرات والخطابات الموجهة لجهات خارجية

• إعداد المواد الإعلامية أو بعضها بالنسبة للأحداث أو المؤتمرات التى تنظمها .. الخ .

 

ماذا يحدث إذا تكدست الأنشطة في المنطقة الحرجة؟

• جودة منخفضة في الأداء

• فقدان القدرة على الالتزام

• حدوث الضغوط والأزمـات

كيف يمكن الحد من المهام التي تقع في المنطقة الحرجة؟

• التعرف على الأسباب ( خارجية – تنظيمية – شخصية )

• التخطيط أو التعامل المنظم مع الأسباب

• المتابعة للمهام الروتينية حتى لا تصبح عاجلة

• الأداء الصحيح للمهام وعدم تكرار إنجازها

• تنمية مهارات الأداء ( تكنولوجيا – تدريب – سرعة .. الخ )

• التفويض إذا كان ممكناً

• إعادة جدولة الأنشطة وفقاً لأهميتها النسبية ( تأجيل بعض الاجتماعات إذا كان ذلك ممكناً )

بعض الإرشادات لإعداد سجل الوقت :

يجب تضمين السجل كافة الأنشطة التي ينبغي القيام بها مهما كانت نوعيتها أو مستوى أهميتها . قد يتم إعداد السجل لمدة يوم أو أسبوع أو شهر أو ربما أكثر . يتم تقسيم الوقت لوحدات زمنية متساوية (30) دقيقة حتى يتم ممارسة قدر أكبر من السيطرة وتوفير المرونة في ذات الوقت . لابد أن تعتمد الخطة المخصصة لكل نشاط على طبيعة النشاط والخبرة الشخصية والعرف السائد . يجب متابعة الانحرافات بين الوقت المخصص والوقت الفعلي بما يساعد على وضع سجلات تتسم بالدقة والاعتمادية .

 

ليس بالضرورة أن يتم القيام بالنشاط في الوقت المحدد تماماً أو بالدقيقة، ولكن يمكن أن يكون هناك انحرافات محدودة بالزيادة أو النقص ، والتي يجب امتصاصها مع نهاية اليوم.

لتحقيق رقابة أفضل على الوقت وإدارته بشكل جيد من خلال سجل الوقت حاول مراجعة توزيع المهام خلال يوم العمل

 

عن طريق إثارة التساؤلات التالية:

هل يتم قضاء أوقات أطول من اللازم في المجموعة ( ج ) أو ( ب ) على حساب مهام المجموعة ( أ )

؟ هـل هناك أوقات يزداد فيها ضغط العمل وأخرى يعانى فيها الفرد من الفراغ؟ إذا كانت الإجابة نعم ، حاول أن تبحث عن الوسائل التي تعيد بها تنظيم يوم عملك بحيث تستطيع أن تنجز أكثر .

 

تابع تطوير جدولك الزمنى كلما أمكن ذلك، حيث يصعب الاعتماد على الذاكرة في تحقيق الإدارة الفعالة للوقت . حدد نماذج العمل التي تؤثر سلباً على استخدامك للوقت المتاح وحاول أن تعيد التفكير فيها لتحسين إدارتك للوقت . من المهم وجود وقت للاسترخاء أو الراحة حتى يستطيع المسئول تجديد نشاطه ، كم أنه يمثل عند الحاجة وقتاً استراتيجياً يتم استخدامه لإعادة التوازن لخطط استخدام الوقت وإنجاز المهام .

أنظمة فرعية لسجلات الوقت مفكرة الجيب Pocket Note اللوحــات الرقابية Control Boards قوائم الأولويات

عن thdevo


Fatal error: Uncaught Exception: 12: REST API is deprecated for versions v2.1 and higher (12) thrown in /home2/thdevo/public_html/blog/wp-content/plugins/seo-facebook-comments/facebook/base_facebook.php on line 1273